1. Hvorfor Toyota Kata?
Tilgangen til strategiarbejde og målsætning, er typisk at ledelsen udstikker en retning og et ambitionsniveau for året. Typisk baseret på en flerårig strategiplan. Ledelsen forventer at organisationen indfrier mål og ambitioner.
– Lav en plan
– Følg en plan
– Hvor svært kan det være?
Problemet er ofte at organisationen ikke er klædt på til at håndtere de forhindringer, der opstår undervejs på en konstruktiv og systematisk måde. Jo jo – vi følger da op som ledere, men er vi bevidste om hvordan vi sikrer læring undervejs.
Og nej – opfølgning er ikke læring.
Konsekvenser for virksomheden
– Manglende fremdrift
– Problemer gentager sig
– Ingen systematisk læring
– Ressourcer spildes
– Lavere effekt af indsatsen
Konsekvenser for medarbejderne
– Usikkerhed i forhold til at nå i mål
– Lavere ambitioner, da man nødig vil skuffe
– Følelse af fiasko, når mål ikke indfries
Skab retning og hastighed
Toyota Kata skaber både retning og hastighed, og er for mange en ny måde at tænke – og arbejde på.
Strategiudrulning og problemløsning sker gennem til konkrete eksperimenter baseret vi fakta og data, og understøttes dagligt af struktureret ledercoaching.
For lederne giver det en fast stuktur til at skabe fremdrift og resultater – og samtidig udvikle medarbejdere.
For medarbejderne betyder det klare mål, større involvering og løbende kompetenceudvikling – hvilket skaber engagement, tryghed og mening i arbejdet.
2. Hvad betyder Toyota Kata?
Kata betyder…
en indøvet rutine – eller en handling, der bliver udført ubevidst gennem gentagelse. Kata begrebet kendes fra kampsport, hvor man gennem gentagelse træner bevægelser, indtil de bliver naturlige og udføres uden at tænke.
I Toyota Kata er princippet det samme. Nemlig at opbygge vaner for forbedring og læring gennem gentagelse.
Toyota Kata består af to rutiner, som anvendes i hverdagen til at skabe fremdrift gennem læring.
De to rutiner i Toyota Kata
Forbedringskata skaber retning og struktur i arbejdet ved at bevæge sig fra aktuelle niveau til et ønsket præstationsniveau gennem små, målrettede skridt.
Coaching Kata understøtter dette ved at udvikle lederens evne til at stille de rigtige spørgsmål og skabe fremdrift gennem andre.
Tilsammen danner de en praktisk tilgang, hvor strategi omsættes til handling, og problemer løses systematisk i den daglige drift.
Forbedringskata er en struktureret måde at arbejde på for at skabe fremdrift fra den Aktuelle tilstand til Udfordringsstilstanden.
Forbedringskata - De 4 trin
Forbedringskata består af 4 trin og følger et arbejdsmønster:
Trin 1 – Udfordringstilstanden
Trin 2 – Den Aktuelle Tilstand
Trin 3 – Næste Måltilstand
Trin 4 – Eksperimenter (PDSA)
Vi tilstræber små eksperimenter med høj frekvens, end store forsøg der strækker sig over lang tid.
Trin 1 - Udfordringstilstanden
Udfordringstilstanden definere:
– Hvor organisationen skal hen
– Hvad organisationen skal være i stand til
– Hvorfor det er vigtigt
– Til hvornår
Output:
– Fælles retning på tværs af organisationen
– Klar forståelse af, hvad der skal opnås
– Prioritering af indsats og ressourcer
“Without a clear direction, there is no way to know what you should be striving for.” – Mike Rother
Trin 2 - Den Aktuelle Tilstand
Den Aktuelle Tilstand sikrer vi forstår:
– Hvor organisationen er nu
– Hvad organisationen er i stand til
– Hvordan arbejdet udføres lige nu
Output:
– Fælles forståelse af den aktuelle tilstand
– Synliggørelse af gap (problem)
– Udgangspunkt for forbedringsarbejde
“You have to grasp the current condition before you can improve it” – Mike Rother
Trin 3 - Næste Måltilstand
Den Næste Måltilstand definere:
– Hvor organisationen skal være på kort sigt
– Hvad organisationen skal være i stand til
– Hvordan arbejdet udføres når vi er der
Output:
– En konkret måltilstand (typisk 1–3 uger)
– Data og fakta for næste Måltilstand
– Grundlag for at definere forhindringer
“A target condition describes how you want the process to operate” – Mike Rother
Trin 4 - Eksperimenter
Eksperimenter fjerner forhindringer:
– Hvilket næste skridt vi tager
– PDSA (Plan, Do, Study, Adjust)
– Hvad vi forudser vil ske (hypotese)
– Hvad vi lærer
Output:
– Vidensgrænsen udvides
– Læring (Forudsigelse vs. hvad skete)
– Forhindringer fjernes 1 af gangen
– Du når måltilstanden
“Proceed step by step, learning from what happens” – Mike Rother
Coaching Kata
Den anden rutine er Coachingkata som Coachen (Typisk Lederen) er ansvarlig for at følge
Coachingkata har til formål at sikre læring og udvikling, så medarbejderen løbende får flyttet sin vidensgrænse, og dermed bliver i stand til at løse flere og flere problemer og opnå bedre resultater.
Coaching Kata er en fast struktur for ledelse gennem 5 coaching spørgsmål.
1. Hvad er Måltillstanden?
2. Hvad er den Aktuelle tilstand?
3. Hvilke Forhindringer stopper dig?
4. Hvad er dit Næste skridt?
5. Hvornår kan vi se hvad du har lært?
Det faste Coaching mønster skaber kontinuerlig fremdrift gennem små, målrettede skridt i trygge rammer for både medarbejder (Den lærende) og lederen (Coachen)
Udbytte:
– Fra løsninger til læringer
– Ledere udvikler deres ansatte
– Problemer løses i driften
– Medarbejdere tager ansvar
– Fælles retning og fremdrift
3. Hvordan hjælper vi jer i gang?
1. Indledende dialog
Gennem en uforpligtende dialog – eller flere – sætter vi os ind i jeres udfordring, jeres aktuelle situation og hvordan Toyota Kata måske kan være relevant for jeres virksomhed.
– Er der et “gab” I oprigtig ønsker at få løst?
– Er der et fagligt og kemimæssig match?
– Er timingen god?
– Er der grundlag for at fortsætte?
2. Afklaring
Hvis ja – tager vi et spadestik dybere. På det overordnede plan – hvordan I arbejder med at få strategien til at leve i dagligdagen. Og på det lidt mere jordnære, hvordan I håndtere de forhindringer der opstår i dagligdagen.
3. Forberedelse
Med udgangspunkt i jeres virkelighed forbereder vi sammen:
– Fokus område
– Hvem deltager og hvorfor
– Forventet udbytte
– Data og struktur
4. Træning og opstart
Gennem struktureret træning og uddannelse kobler vi teori og simulering praktisk øvelser fra dag 1 til jeres dagligdag.
– 10% principper og teori
– 20% træning med feedback
– 70% arbejde i egen drift
Vi kobler endvidere Kata for proces studie på simuleringen og undervisningen, som I direkte kan anvende i jeres egne processer.
5. Øvelse i driften
Ledere og medarbejdere træner Kata i praksis med løbende feedback.
Fokus er både metode og adfærd – så læring omsættes til handling.
6. Opfølgning og forankring
Vi følger op med coaching og sparring i jeres egen drift. Målet er at fastholde fremdrift, styrke lederrollen og forankre nye vaner.
Vores ambition er at hjælpe med at opbygge en organisation, der selv kan skabe resultater hurtigere, sjovere og fokuseret gennem læring og coaching.
4. Udbytte
Vi starter enkelt, og kobler undervisning og træning direkte til jeres virkelighed fra dag 1.
– Træning i realistisk setup
– Oversat til jeres egne processer
– Fokus på konkrete udfordringer
Du vil i løbet af få uger opleve at:
1. Roller og rammer er defineret
2. En eller flere læringstavler igangsat
3. Konkret forbedringsarbejde i gang
4. Lederne coacher
Med andre ord – en organisation der er påbegyndt en kulturændring mod læring, udvikling og markante resultater.